محسن علیخانی

برقراری تعادل میان وظایف و کارهای گوناگون در زندگی‌ آسان نیست. کار، درس، خرده‌کاری‌های هر روزه‌ی زندگی؛ درحالی‌که باید هوای دوستان و خانواده را هم داشته ‌باشید! به همه‌ی اینها زمانی را که نیاز دارید به خودتان برسید هم اضافه کنید. در چنین معرکه‌ای بی‌شک برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند. با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل کارها آسان‌تر می‌شود، می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت تعادل برقرار و کارها را بر اساس اهمیتی که برای‌تان دارند اولویت‌بندی کنید. با ما همراه باشید تا ببینید چطور می‌توانید یک برنامه ریزی روزانه‌ کارآمد داشته باشید.

طرح‌ریزی برای یک برنامه‌ روزانه

۱. مشخص کنید روزتان را چگونه می‌گذرانید

پیش از تهیه‌ی یک برنامه‌ بهینه باید از کارهایی که طی روز انجام می‌دهید و نحوه‌ی تنظیم آنها آگاه باشید. مثلا اگر باید به دانشگاه یا سر کار بروید، پس این موارد و زمان مربوط به آنها در اختیار شما نیست اما در وقت‌های آزادتان خیلی راحت امکان تغییر و تصمیم‌گیری دارید.
چند روزی را به بررسی کارهایی که می‌کنید و اینکه زمان را چطور سپری می‌کنید، اختصاص بدهید. همه‌ی کارهایی را که انجام می‌دهید دقیق یادداشت کنید. به ویژه به زمان‌های آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام می‌دهید، توجه کنید. آیا این زمان‌ها را به بازی کردن می‌گذرانید یا تمیز کردن خانه؟ فهرستی از همه‌ی فعالیت‌های‌تان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید.

۲. زمانی را که در رفت‌و‌آمد برای کار، دانشگاه و… هستید تخمین بزنید

ما بخش عمده‌ای از روز را صرف رفتن از جایی به جای دیگر می‌کنیم. این رفت‌و‌آمدها برای ما ضروری است. زمان لازم برای این آمد‌وشدها را محاسبه کنید و در برنامه‌ خود زمان کافی به آنها اختصاص دهید. بهتر است برنامه تان را بر اساس این زمان‌ها بهبود دهید.

۳. مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهره‌ور‌ی را دارید

در حین برنامه ریزی به ترتیب انجام کارها توجه کنید. بهتر است کارهای مهم‌ را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین بهره‌وری را دارید. بیشتر افراد صبح‌ها بهتر کار می‌کنند و بعدازظهر‌ها را به پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی اختصاص می‌دهند.

۴. بدانید که عادت‌های شما زندگی روزمره‌تان را تحت تأثیر قرار می‌دهند

انجام کارها بر اساس برنامه‌ ریزی روزانه به ما نشان می‌دهد زندگی‌مان چقدر تحت تأثیر عادت‌های‌مان است. گاهی برخی عادت‌های بد مانع رسیدن شما به اهداف‌تان می‌شوند، در مقابل برخی عادت‌ها سودمند و یاری‌رسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادت‌های سودمند و آسیب‌رسان را شناسایی کنید.
مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقه‌تان کنید تا جای که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدت‌تان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواسته‌های دیگران می‌شوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیب‌رسان هستند. پس مهم است که بدانید عادت‌های‌تان چطور بر زندگی شما تأثیر می‌گذارند.
پس از شناسایی عادت‌های آسیب‌رسان، سعی کنید با یافتن روش‌های جایگزین‌ از زمان‌تان بهتر استفاده‌ کنید. این روش‌ها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازی‌های ویدیویی، ساز زدن و… می‌کنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید. شاید هم لازم باشد کمی تمرین کنید و نه گفتن به دیگران را یاد بگیرید!

۵. از وقت‌های تلف‌شده بکاهید

شاید برخی از کارهایی که می‌کنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آنها واقعا اجتناب‌ناپذیر هستند مثل رفت‌و‌آمد به محل کار یا مراجعه به ادار‌ه‌ای خاص در شلوغ‌ترین ساعت روز تنها به این دلیل به یک برگه‌ی امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه‌ ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقت‌های تلف شده‌تان انجام بدهید، مثلا می‌توانید صبحانه‌تان را در طول مسیر رفتن به سر کار و در اتوبوس میل کنید.

۶. برنامه‌ هر روز را شب پیش بریزید

بهتر است از پیش برای روزتان برنامه ریزی کنید. اگر تجربه‌ای در برنامه ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول می‌کشد تا از عهده‌ی یک برنامه ریزی خوب و بی‌نقص بربیایید. بهتر است یک برنامه‌ موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید و امکان جابه‌جایی و انعطاف‌پذیری را هم برای آن در نظر بگیرید.

برقراری تعادل میان وظایف روز‌مره و اهداف بلندمدت

۱. کارهایی که به تحقق اهداف بلندمدت‌تان کمک می‌کند در برنامه‌ ریزی روزانه‌ تان قرار دهید

شناسایی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید در عین سادگی، دشوار است! زیرا ما همیشه نمی‌دانیم چه هدفی داریم و به چه می‌خواهیم برسیم. به علاوه کاری که اکنون مایل به انجام آن هستید ممکن است در راستای اهداف بلندمدتان نباشد. بهتر است میان این دو تعادل ایجاد کنید.
اهداف بلندمدت خود را مشخص کنید و آنها را روی کاغذ بنویسید، خوب نیست که آنها فقط تصویری در ذهنتان باشند. شغلی که می‌خواهید به آن برسید، افرادی که مایلید با آنها ارتباط بیشتری داشته باشید و… همه‌ را یادداشت کنید.
فهرستی از کارهایی که به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند تهیه کنید و در برنامه‌ ریزی روزانه‌ تان زمانی را به آنها اختصاص دهید.

۲. انتظاراتی را که از خودتان دارید و انتظارتی را که دیگران از شما دارند تفکیک کنید

خوب است که در تعیین اهداف‌تان با دیگران مشورت کنید اما فراموش نکنید مهم شناسایی چیزی است که خودتان به آن علاقه دارید. بی‌شک وظایف روزمره‌ی زندگی که ممکن است ربطی به اهداف بلندمدتان نداشته باشند، بخش مهمی از برنامه‌ ریزی روزانه تان را تشکیل می‌دهند.
مثلا شاید آرزوی پدر و مادرتان این باشد که شما وکیل شوید! اگرچه چنین آرزوهایی که بر پایه‌ی آرزوی موفقیت و شادی فرزندان هستند اما ممکن است این شغل خاص واقعا باعث خوشحالی شما نشود. بهتر است با پدر و مادرتان در این باره صحبت کنید بدترین کار این است که مطابق با خواسته‌ی دیگران زندگی کنید بدون اینکه بفهمید چه چیز به راستی شما را خوشحال می‌کند.
پس از اینکه اهداف‌تان را مشخص کردید، سعی کنید راهی برای هماهنگ کردن آنها با انتظاراتی که دیگران از شما دارند بیابید. شما احتمالا نمی‌توانید قید همه‌ی انتظاراتی که دیگران از شما دارند و وظایف‌تان در قبال آنها را بزنید. اما می‌توانید طوری برنامه ریزی کنید که زمان بیشتری به اهداف خودتان اختصاص یابد.

۳. اولویت‌بندی کنید

برخی کارها باید هرچه سریع‌تر انجام شوند و برخی دیگر را می‌توان به تعویق انداخت. در برنامه ریزی روزانه‌تان به اولویت‌ها توجه کنید و سپس مدیریت زمان کنید.
در کنار برخی کارها و وظایف روزانه، گاهی کارهای از پیش ندانسته هم برای‌تان پیش می‌آید که لازم است وقتی برای آنها در برنامه تان در نظر بگیرید حتی اگر آنها در برنامه تان وجود نداشته باشند (نمی‌دانستید که قرار بوده وجود داشته باشند!). بهترین کار این است که برای انعطاف‌پذیری بیشتر در برنامه تان با وقفه‌های مناسب وقت‌های آزاد داشته باشید تا در صورت پیشامد یک کار ضروریِ غیرمنتظره، آن زمان‌ها را به این کار اختصاص دهید. اگر هم کاری پیش نیامد می‌توانید این زمان‌های آزاد را به کارهای مورد علاقه‌تان و مواردی که به پیشبرد اهداف بلندمدت‌تان کمک می‌کنند اختصاص دهید.

ثبت برنامه‌ روزانه‌ تان

۱. بهترین ابزار را برای ثبت برنامه تان پیدا کنید

نوشتن برنامه بهترین راه اطمینان از این است که طبق برنامه پیش می‌روید. در دسترس بودن برنامه امکان مرور پیوسته‌ي آن را فراهم می‌کند. بهترین روش و مناسب‌ترین ابزار را پیدا کنید و هر زمان که نیاز داشتید از گام بعدی‌تان باخبر شوید نگاهی به برنامه تان بیندازید.
رایانه، لپ‌تاپ، انواع اپلیکیشن‌ها و… امکان ثبت و نگهداری برنامه تان را به شما می‌دهند. حتی امکان استفاده از یادآور برای کارهای مهم هم فراهم است.

۲. روزتان را به بخش‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید

روزتان را به بخش‌های نیم‌ساعته تبدیل کنید و تخمین بزنید برای انجام هر کار چند بخش لازم است. با این روش ضرورتی ندارد با ساعت و دقیقه کارتان را پیچیده کنید.

۳. کارهای ضروری را سریع‌تر در برنامه‌ ریزی روزانه تان بگنجانید

کارهای ضروری و غیرقابل‌ِحذف را در آغاز برنامه ریزی در نظر بگیرید. مثلا اگر هر روز خودتان باید بچه‌ها را ساعت ۸ صبح به مدرسه برسانید و ۳ بعد‌از‌ظهر از مدرسه بردارید و پیش از هر کار دیگری این دو وظیفه‌ی ضروری و فعالیت‌های مشابه را در برنامه‌ روزانه‌ تان قرار دهید.

۴. وقت‌های آزادِ انعطاف‌پذیر را فراموش نکنید

پس از گنجاندن همه‌ی وظایف و کارهای ضروری در برنامه تان، زمان‌های خالی را که مختص به هیچ فعالیتی نیستند مشخص کنید. این زمان‌ها بخش‌های انعطاف‌پذیر برنامه‌ روزانه تان هستند. اهداف بلندمدت‌ خود را در نظر بگیرید و فعالیت‌هایی را که به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند به این بخش‌ها تخصیص دهید.
همچنین وجود بخش‌های انعطاف‌پذیر امکان پوشش وظایف و کارهای پیش‌بینی نشده و دقیقه‌ي نودی را به شما می‌دهند.

۵. مرتب برنامه‌ روزانه تان را مرور کنید

باید به‌طور منظم برنامه تان را مرور کنید تا کارها و فعالیت‌هایی که برای‌شان برنامه ریزی کردید به شما یاد‌آوری شود. این کار همچنین شما را در مسیر درست نگه‌ می‌دارد و باعث می‌شود بیش از اندازه روی کار خاصی توقف نکنید و مطابق با زمان تخصیص یافته با آن پیش بروید.

۶. در صورت نیاز برنامه تان را اصلاح کنید

با پیروی از برنامه‌ روزانه تان امکان ارزیابی آن را هم خواهید داشت و مثلا می‌توانید زمان تخمینی تخصیص داده شده به فعالیت‌ها را اصلاح کنید و یا ترتیب کارها را تغییر دهید. حواستان به اهداف بلندمدت‌تان باشد و از آنها غافل نشوید.

زمانی برای خودتان

۱. به سلامتی خودتان توجه کنید

برنامه ریزی تنها برای رسیدن به خواسته‌های اجتماعی‌تان و بهره‌وری بیشتر نیست بلکه به حفظ سلامتی و شاد بودن کمک می‌کند. پژوهش‌ها نشان دادند دانشجویانی که در برنامه ریزی خود زمانی را به خودشان اختصاص می‌دهند بهتر بر اضطراب غلبه می‌کنند و موفق‌تر هستند.
افراد گوناگون کارهای مختلفی را در این زمان‌ها انجام می‌دهند. برخی مراقبه (مدیتیشن) می‌کنند، برخی دوست دارند چرت بزنند، عده‌ای دیگر بازی‌های ویدئویی را ترجیح می‌دهند، برخی‌ هم به ملاقات با دوستان علاقه‌مند هستند و بسیاری فعالیت‌های دیگر. فعالیت‌ مورد‌علاقه‌تان را که از آن لذت می‌برید و فشار و اضطراب‌تان را کاهش می‌دهد شناسایی کنید و آن را در برنامه‌ روزانه تان قرار دهید.

۲. برای اختصاص زمان‌ مشخص و قطعی به خودتان برنامه ریزی کنید

زمان‌های مشخص و ثابتی را به خودتان و کارهای موردِ‌ علاقه‌تان اختصاص بدهید. با اینکه از اهمیت توجه به خودتان آگاه هستید ممکن است بدون تعیین زمان‌های مشخص و قطعی، از آن غافل شوید.
ماساژ ماهانه، ۳۰ دقیقه بازی در روز و… یا هر فعالیتی که برای‌تان لذت‌بخش است را در برنامه تان قرار بدهید. اختصاص زمانی به خودتان و کارهای موردِ‌ علاقه‌تان باعث می‌شود انجام کارهای ضروری ناخوشایند آسان‌تر شود.

۳. به خودتان پاداش بدهید

درحالی‌که مطابق با برنامه تان پیش می‌روید به خاطر تلاشی که می‌کنید به خودتان پاداش بدهید. مثلا پس از اتمام موفقیت‌آمیز فعالیتی در زمان معین، به عنوان جایزه خوراکیِ موردِ علاقه‌تان را به خودتان تقدیم و نوشِ جان کنید و از آن لذت ببرید. این حس خوب و لذت‌بخش به شما در ایجاد تغییرات رفتاری کمک می‌کند.

بودجه چیست؟ اغلب مردم تصور می کنند بودجه همان درآمد آنها یا میزان پولی است که با کار کردن به‌دست می‌آورند اما جالب است بدانید بودجه، پول و درآمد نیست بلکه نوعی برنامه است. برنامه‌ای که دخل و خرج خانوارها یا افراد را مدیریت می‌کند. به‌مفهوم ساده، بودجه خانوار برنامه‌ای است که در آن کلیه درآمدها برآورد می‌شود و متناسب با نیازهای مختلف برای خرج کردن آنها اهدافی تعیین می‌شود. این برنامه در یک بازه زمانی مشخص طرح‌ریزی می‌شود. برای مثال شما می‌دانید که آخر ماه دو میلیون تومان درآمد خواهید داشت و از این مبلغ ۷۰۰ هزار تومان اجاره خانه را خواهید داد، ۲۰۰ هزار تومان هزینه شارژ ماهانه است، شاید تصمیم گرفته باشید ۵۰۰ هزار تومان برای خرید خواربار ماهانه هزینه کنید، هزینه حمل و نقل، لباس و… سایر هزینه‌هایی هستند که شما لحاظ خواهید کرد.

توجه کنید در این برنامه شما برای هر بخشی از پول خود مخارجی در نظر گرفتید یا به اصطلاح چاله‌ای را با آن پر کردید. کل درآمد شما به اجزای مخارجی مختلفی تقسیم شد. این برابری درآمد و مخارج همان مفهوم ترازنامه در بودجه است. این توازن در دو صورت به هم می‌خورد، اولا وقتی شما بیش از پولی که درمی‌آورید بخواهید خرج کنید برای مثال تصمیم بگیرید با همان حقوق دو میلیون تومانی خرید یک دوچرخه را نیز به مخارج خود اضافه کنید که ارزش آن یک میلیون و دویست هزار تومان است، در بودجه شما مخارجی تعریف شده که بیش از توانایی شما است، شما برای خرید آن پول کم دارید یا اصطلاحا «کسری بودجه» دارید. این کمبود یا با استقراض از دیگران یا گرفتن وام از بانک قابل پوشش است. شاید هم بتوانید منبع درآمد جدیدی نیز تعریف کنید مثلا کار دوم یا اضافه کاری. این قرض، بودجه شما در ماه‌های بعدی و زندگی فرزندانتان را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد. برای مثال شاید شما مجبور باشید از هزینه خواربار کم کنید تا قسط دوچرخه را به‌موقع بدهید. این رفتار به‌نوعی مالیات‌گیری از افراد خانواده است. شما در ازای خدمتی که به آنها ارائه دادید بخشی از پولی که به‌طور معمول آنها از سیستم خانواده دریافت می‌کردند را کسر کردید.

در حالت دوم شما تمامی درآمد خود را مصرف نمی‌کنید بنابراین بخشی از پول شما خرج نمی‌شود که به آن«مازاد بودجه» گفته می‌شود و موجب می‌شود تا در برنامه‌های بعدی خود باعث صرف مخارج مورد نیاز شما و یا بهبود شرایط زندگیتان گردد. به‌طور کلی در یک خانواده این پدر و مادر هستند که بودجه را آماده می‌کنند اما بدون شک سایر اعضای خانواده نیز در تعیین آن تاثیرگذارند. والدین باید بودجه را براساس اندازه خانواده، میزان درآمد و نیازهای مختلف افراد خانواده طرح‌ریزی ‌کنند. برای مثال غذا یک برنامه کلی در بودجه خانواده است اما وجود یک نوزاد در خانواده شکل اجرایی آن را دگرگون می‌کند زیرا شیرخشک ماهانه متناسب با تغذیه کودک بخشی از بودجه را به خود اختصاص می‌دهد. اگر هزینه‌های مسکن، شارژ ماهانه و لباس را کنار بگذاریم، بخشی از بودجه همواره صرف برنامه‌های آموزشی و بهداشتی اعضای خانواده می‌شود. بچه‌ها در هرسنی نیاز به گذراندن دوره‌های آموزشی خاص خود را دارند که حتما باید در بودجه جایی داشته باشد زیرا بدون کسب این مهارت‌ها بازده آنها در آینده برای سیستم خانواده پایین خواهد بود.

با این مقدمه به سراغ بودجه دولت برویم. نخست لازم به‌ذکر است بررسی بودجه کشور حتی برای کارشناسان مالی نیز امری پیچیده است اما دانستن برخی شاخص‌های ساده در آن می‌تواند دید مناسبی به شما در مورد سیاست‌های کلان دولت و نحوه تصمیم‌سازی آنها برای سال آینده یا در گذر زمان بدهد. همانند آن‌چه در بالا رفت، دولت نیز به‌عنوان متولی اصلی خانوارهای کشور وظیفه دارد همه ساله برنامه خود برای میزان درآمد و نحوه خرج کردن آن را به نمایندگان مردم ارائه دهد.این سند از آن جهت اهمیت دارد که تاثیر مستقیم و قابل توجهی بر سطح کیفی زندگی مردم از ابعادی چون آموزش، بهداشت، اشتغال، مسکن و.. دارد. دولت نیز مانند پدر و مادر یک خانواده ابتدا باید نیازهای افراد مختلف جامعه را بداند. این نیازها از طریق نمایندگان آنها یا نظارت خود دولت مشخص می‌شود. برای مثال وقتی دولت مشاهده کند جمعیت جویای کار درسن ازدواج زیاد است و هدف افزایش اشتغال در کشور است حتما باید در بودجه خود هزینه‌ای برای رفع مشکل این قشر در نظر بگیرد.

بیایید ببینیم چگونه می‌توان از شاخص‌های بودجه رفتار دولت در حفظ وضع موجود (مثل دادن یارانه‌ها)، توانایی او در بهبود شرایط و مهم‌تر از آن سیاست کلی او در سال آینده را ارزیابی کنیم. انگیزه دولت در حفظ ظرفیت‌های موجود در بخش مخارج هزینه‌ای (جاری) گنجانده می‌شود، برای مثال کاهش چشمگیر این شاخص نشان‌دهنده تغییر اساسی در وضع موجود است. همچنین بهبود و افزایش ظرفیت‌های موجود در مخارج سرمایه‌گذاری (طرح‌های عمرانی) دولت جای می‌گیرد. اما در یک طبقه‌بندی مهم‌تر مخارج دولت در قالب چهار دسته شامل امور عمومی، دفاعی، اجتماعی و اقتصادی تفکیک می‌شود. از مقایسه سهم هر یک از این بخش‌ها با یکدیگر می‌توان فهمید برای مثال مسئله اساسی دولت بحث دفاع و امنیت است یا رونق اقتصادی؟ همچنین از مقایسه سهم این بخش‌ها می توان فهمید که آیا دولت تغییری در سیاست‌های خود اعمال کرده؟ مثلا وقتی سهم بخش اقتصادی نسبت به سال‌های قبل افزایش یافته یعنی دولت تمایلی برای بهبود وضع اقتصادی دارد.

اما بحث مهم دیگر در بودجه چگونگی نحوه تامین آن است. به‌طور کلی دولت منابع مورد نیاز خود را از طریق اخذ مالیات، فروش نفت، استقراض و… به‌دست می‌آورد. اگر در بخش منابع (برای مثال) ذکر شود امسال نسبت به سال گذشته درآمد دولت از منابع نفتی کمتر شده و پیش‌بینی شده است که درآمدهای مالیاتی نسبت به گذشته ۳۰ درصد افزایش یابد، به مفهوم افزایش مالیات در سال جاری خواهد بود. اگر منابع دولت از طریق استقراض قرار است تامین شود باید منتظر کاهش منابع وام‌دادنی به بخش خصوصی و یا انتشار اوراق مشارکت دولتی بود. جدای از بررسی سیاست‌های کلی دولت و منابع تامین آن، یک شاخص مهم دیگر کسری و مازاد بودجه دولت است. مازاد بودجه‌ نشان از آن دارد که وضع مالی دولت خوب است و او توانایی تحقق اهداف خود و حتی پیش‌بینی طرح‌های جدید درآینده نزدیک را دارد. اما در مورد کسری وضع به‌گونه‌ای دیگر است. وقتی کسری هزینه های جاری دولت بالا باشد یعنی دولت برای حفظ وضع موجود از منابع نسل آینده استفاده می‌کند که نشان از وضعیت نامناسب اقتصادی دارد، ولی اگر کسری بودجه مربوط به طرح‌های عمرانی باشد به مثابه نوعی سرمایه‌گذاری خواهد بود. بنابراین در ارزیابی کسری بودجه باید به نوع آن نیز توجه داشت. در پایان باید گفت در ساده‌ترین حالت شما با بررسی‌ شاخص‌هایی که گفته شد می‌توانید ارزیابی کنید که با بودجه ارائه شده هدف حفظ شرایط موجود است یا بهبود آن؟ سیاست کلی دولت در تخصیص منابع کشور متوجه چه اهدافی است؟ و آیا دولت با منابع موجود و آن‌چه به ما و آیندگان تعلق دارد بهترین کار ممکن را انجام می‌دهد یا خیر؟